Дата: [Дата на събитието]
Местоположение: [Запазена зала]
Цел:Организиране и провеждане на успешен вечерен танцов концерт, който ще събере средства за местна благотворителност.
Обхват:Тази декларация за обхват очертава основните аспекти на танцовия концерт за вечеря, включително следните ключови елементи:
1. Място:
Организирайте и осигурете ползването на запазената зала с капацитет до 60 гости (30 двойки).
Осигурете подходящи места за сядане, декорации и осветление, за да създадете приветлива атмосфера за гостите.
2. Джаз комбо:
Наемете професионална джаз комбинация с участието на [Посочете номер] квалифицирани музиканти.
Сътрудничете с музикантите, за да подготвите завладяващ и разнообразен музикален репертоар, подходящ за събитието.
Координирайте настройките на звука и осветлението, за да осигурите оптимално аудио-визуално изживяване.
3. Сервиз за вечеря:
Организирайте кетъринг услуги, за да осигурите вкусно меню за вечеря за гостите по време на събитието.
Осигурете наличието на разнообразни възможности за хранене, за да се съобразите с диетичните предпочитания.
Координирайте обслужващия персонал, за да осигурите ефективно обслужване на храна и напитки по време на събитието.
4. Набиране на средства:
Разработете и изпълнете стратегии за набиране на средства, включително продажба на билети, спонсорство и тихи търгове по време на събитието.
Сътрудничете с благотворителната организация, за да определите целите за набиране на средства и да разпределите приходите по подходящ начин.
5. Маркетинг и промоция:
Създавайте промоционални материали, като плакати, цифрови покани и публикации в социалните медии, за да популяризирате събитието ефективно.
Организирайте кампания за връзки с обществеността, за да привлечете медийно отразяване и да повишите осведомеността за събитието и неговата благотворителна кауза.
6. Програма на събитието:
Планирайте цялостна програма за събитието, която включва продължителността на концерта, вечеря и дейности за набиране на средства.
Разпределете конкретни времеви интервали за всеки сегмент, като гарантирате плавен и приятен поток на събитието.
7. Персонал:
Разпределете персонал за управление на събитието, доброволци и персонал по сигурността, за да осигурите гладкото изпълнение на събитието.
Разпределете ясни роли и отговорности на всеки член на персонала, за да поддържате ефективна координация по време на събитието.
8. Управление на бюджета:
Създайте бюджет и финансов план за събитието, включително разходи за наем на място, джаз комбо, кетъринг, маркетинг и други свързани разходи.
Наблюдавайте и управлявайте бюджета ефективно, за да гарантирате, че разходите не надвишават разпределените средства.
9. Съответствие:
Получете необходимите разрешителни, лицензи и застрахователно покритие за събитието
Спазвайте всички местни, щатски и федерални закони и разпоредби, отнасящи се до организацията и провеждането на събитието,
10. Оценка и докладване:
Извършете оценка след събитието, за да оцените успеха и въздействието на концерта, включително резултатите от набирането на средства и обратна връзка от гости и спонсори.
Подгответе подробни доклади и финансови отчети за благотворителната организация, за да осигурите прозрачност и отчетност.
11. Управление на риска:
Идентифицирайте потенциалните рискове и разработете планове за действие при извънредни ситуации, за да смекчите всякакви предизвикателства, които могат да възникнат по време на събитието, включително метеорологични условия, технически проблеми или непредвидени обстоятелства.
12. Устойчивост: **
Включете устойчиви практики в планирането на събитието, като например използване на екологични материали, минимизиране на отпадъците и даряване на остатъчна храна на местни организации.
Изключения:Танцовият концерт с вечеря не покрива следните аспекти:
1. Транспорт за гостите.
2. Настаняване За гости извън града.
3. Подаръци или спомени за гости.
Предположения:Декларацията за обхват се основава на следните предположения:
1. Запазената зала е свободна и достъпна на датата на събитието.
2. Джаз комбото и кетърингът ще предоставят услугите си според договорените условия.
3. Дейностите по набиране на средства ще се извършват в съответствие с местните закони и разпоредби.
Одобрения:Тази декларация за обхват изисква одобрението на следните заинтересовани страни:
1. Организатор на събитието.
2. Джаз комбо.
3. Доставчик на кетъринг услуги.
4. Благотворителна организация.
5. Управление на място (ако е приложимо).
Резултати:Следните резултати ще бъдат произведени като част от събитието:
1. Програма на събитието.
2. Доклад за набиране на средства.
3. Доклад за оценка след събитието.
4. Финансови отчети.
Комуникация:Ще се поддържа редовна комуникация с всички заинтересовани страни по време на процеса на планиране на събитието, включително доклади за напредъка, актуализации и координация.
Тази декларация за обхвата служи като изчерпателно ръководство за организацията и изпълнението на вечеря-танцов концерт за местната благотворителна организация. Следвайки този документ, организаторите на събитието имат за цел да създадат успешно и въздействащо събитие за набиране на средства, което допринася положително за общността.**