Управлението на електронни записи (ERM) предлага широка гама от предимства за организациите, включително:
1. Подобрена ефективност и продуктивност: ERM системите автоматизират много от задачите, свързани с управлението на записи, като архивиране, индексиране и търсене, което може да освободи служителите да се съсредоточат върху други по-важни задачи. В допълнение, ERM системите могат да помогнат на организациите да рационализират своите бизнес процеси, като намалят нуждата от записи на хартиен носител.
2. Подобрена сигурност: ERM системите могат да помогнат за защита на чувствителна информация от неоторизиран достъп, модификация или унищожаване. Това е важно за организации, които са обект на разпоредби за поверителност на данните или които просто искат да защитят своята поверителна информация.
3. Намалени разходи: ERM системите могат да помогнат на организациите да намалят разходите си, свързани с управлението на записи, като разходи за съхранение, разходи за хартия и разходи за труд. В допълнение, ERM системите могат да помогнат на организациите да избегнат разходите, свързани със загубени или повредени записи.
4. Подобрено съответствие: ERM системите могат да помогнат на организациите да се съобразят с индустриалните разпоредби и стандарти, които изискват правилното управление на записите. Това може да помогне на организациите да избегнат глоби и наказания и може да ги защити от правна отговорност.
5. Повишена прозрачност и отчетност: ERM системите могат да помогнат за подобряване на прозрачността и отчетността в организациите, като предоставят ясен запис за това кой е осъществил достъп, променил или изтрил записи. Това може да помогне за предотвратяване на измами и може да улесни разследването на инциденти, свързани със сигурността.
6. Подобрено вземане на решения: ERM системите могат да помогнат на организациите да вземат по-добри решения, като им предоставят лесен достъп до информацията, от която се нуждаят. Това може да помогне на организациите да идентифицират тенденциите, да открият проблемите и да вземат по-информирани решения.
7. Подобрено обслужване на клиенти: ERM системите могат да помогнат на организациите да осигурят по-добро обслужване на клиентите, като ги улеснят в намирането на информацията, от която се нуждаят, за да помогнат на клиентите. Това може да помогне за намаляване на времето за изчакване на клиентите и подобряване на удовлетвореността на клиентите.
8. Подобрено сътрудничество: ERM системите могат да помогнат на организациите да подобрят сътрудничеството, като улеснят служителите да споделят информация. Това може да помогне на организациите да разбият силите и да подобрят работата в екип.
9. Повишена иновация: ERM системите могат да помогнат на организациите да насърчават иновациите, като предоставят на служителите информацията, от която се нуждаят, за да измислят нови идеи. Това може да помогне на организациите да останат пред конкуренцията и да развият своя бизнес.
10. Подобрена устойчивост: ERM системите могат да помогнат на организациите да намалят въздействието си върху околната среда чрез намаляване на нуждата от хартия и други материали. Това може да помогне на организациите да запазят природните ресурси и да намалят въглеродния си отпечатък.