Получете нейната информация за връзка . Това може да бъде намерено онлайн чрез различни източници като публични записи, социални медийни платформи или чрез взаимни връзки.
Вземете решение за целта и съдържанието на вашето съобщение . Ясно очертайте причината за вашата кореспонденция и се уверете, че съобщението ви е кратко, уместно и уважително.
Изберете подходящ канал за комуникация . Определете дали ще напишете писмо или ще изпратите имейл. Ако изберете да изпратите физическо писмо, уверете се, че имате правилния пощенски адрес. Ако изпращате имейл, използвайте професионален имейл адрес и тема.
Адресирайте съобщението си официално . Започнете писмото или имейла с официален поздрав, като например „Уважаеми д-р Бишоп“ или „Уважаеми професор Бишоп“. Ако не сте сигурни за нейната титла или почетно звание, най-добре е да сгрешите от страна на формалността и да използвате най-високото академично или професионално звание, което можете да намерите.
Посочете ясно и кратко целта на вашето писмо или имейл . Обяснете защо й пишете и какво се надявате да постигнете. Бъдете конкретни и по същество, като избягвате ненужни подробности или неуместна информация.
Поддържайте професионален тон в цялото писмо или имейл . Избягвайте да използвате неофициален език, жаргон или разговорни изрази. Не забравяйте, че това е официална кореспонденция и трябва да отразява вашето уважение към получателя.
Коригирайте внимателно съобщението си, преди да го изпратите . Уверете се, че няма грешки в граматиката, правописа или пунктуацията. Препоръчително е някой друг да прегледа вашето съобщение за точност и яснота, преди да го изпрати.
Включете всички подходящи приложения . Ако включвате допълнителни документи или приложения, като автобиография, портфолио или предложение за изследване, ясно посочете какви са те и защо ги включвате.
Бъдете учтиви и изразявайте благодарност . Благодарете й за отделеното време и внимание и изразете признателността си за всяка помощ или информация, която може да предостави.
Изпратете писмото или имейла чрез избрания комуникационен канал . Уверете се, че имате правилния имейл адрес или пощенски адрес, преди да изпратите съобщението си. Запишете кореспонденцията за ваша справка, като например копие от имейла или чернова на писмото.